Laiko piramidė

Sveiki,

šiame straipsnyje pakritikuosime tradicines žinias apie laiko valdymą ir pasiūlysime šiek tiek naujovių.

Paprastai laiko valdyme yra išskiriamos 4 veiklos sritys: svarbūs ir skubūs, svarbūs ir neskubūs, nesvarbūs ir skubūs, nesvarbūs ir neskubūs darbai. Jie žymimi raidėmis A B C D ir rekomenduojama kuo daugiau laiko praleisti atliekant svarbius darbus neskubiai. Tai – standartinė teorija, kurią galima rasti bet kurioje knygoje. Tik kyla daug klaustukų dėl šios teorijos praktiškumo, nes taip ir nesutikau nei vieno žmogaus, kuris praktiškai šią sistemą naudotų. Pats bandžiau kurį laiką ją naudoti, tačiau iškildavo dažnai klausimai kur kurį darbą priskirti, juolab, jog versle ar darbe patogiau skaidyti užduotis ne pagal du kriterijus – svarbą ir skubą, o pagal kitus kriterijus pvz. ar ta veikla duos trumpalaikę ar ilgalaikę naudą, duos pelno ar ne, bus man maloni ar nuobodi.

Jjei matosi, jog kažkokio darbo atlikimas finansiškai naudingas, koks skirtumas prie kurios raidės tą veiklą priskirsi. Pavyzdžiui garažo pardavimas turėtų būti priskirtas prie neskubios ir nesvarbios veiklos, bet jei už garažą pasiūlė tikrai gerą kainą, negi sakysite pirkėjui „atleiskite, bet pagal šio vakaro planą manęs laukia knygų skaitymas, treniruotė ir salotų gaminimas“, kurie būtų priskirti prie svarbių neskubių darbų t.y. vertingesnės veiklos. Galima ilgai nagrinėti ir kitus pavyzdžius, bet esminė idėja yra ta, jog veiklos skaidymas pagal du kriterijus svarbą ir skubą yra pernelyg siauras, kad būtų lengvai pritaikytas praktiškai. Tai tas pats kas perkamą maistą pradėti skaityti pagal du kriterijus dydį ir svorį: dideli ir sunkūs produktai, dideli ir lengvi produktai, maži ir sunkūs, maži ir lengvi – skamba absurdiškai. Kiekvienas žmogus maistą renkasi pagal savo kriterijus, tai gali būti: kaina ir skonis, kaina ir maistinė vertė, maistinė vertė ir skonis, kolorijos, kokybė ar pan. Taigi svarbiausia yra parinkti tinkamus kriterijus, nes jei jie yra nutolę nuo realybės, visa sistema griūna kaip kortų namelis.

Laiko valdymo modeliai turi atitikti šiandienos realijas ir tai pagal kokius kriterijus iš tiesų žmogus planuoja savo laiką. Taip pat reikia turėti omenyje, jog priklausomai nuo žmogaus amžiaus ir brandos tie kriterijai keičiasi. Jaunuoliui bus svarbiausia karjera ir susikurti kažkokią materialinę gerovę, ją susikūrus, jam norėsis ir visuomeninės veiklos, savęs pažinimo ar dvasinių praktikų, dar vėliau pasiekus tam tikrą amžiaus ribą visa tai bus neįdomu ir rūpės tik prostatos sveikata. Tad žmogui keičiantis, keičiasi ir jo laiko planavimas.

Tikrai rimta užduotis yra sukurti universalią, visiems tinkamą darbų paskirstymo modelį, greičiausiai, kad tokio niekuomet ir nebus. Mes siūlome savąjį variantą, pripažindami, jog nieko nėra tobulo ir esame atviri pasiūlymams, bei kritikai.

Laiko piramidė. Įsivaizduokite, jog ant piramidės nubrėžėme horizontalius brūkšnius ir ją padalinome į 4 dalis. Pačiame viršuje yra pats mažiausias, bet pats vertingiausias plotas. Jame yra aukštos ir ilgalaikės vertės veikla (sportas, gera mityba, laikas su šeima, gerų santykių palaikymas su draugais, giminėmis ir kitais žmonėmis, visuomeninė veikla, savęs pažinimas ir tobulinimas).

Antroje nuo viršaus pakopoje yra labai pelninga veikla (pardavimai, aukštos pridėtinės vertės kūrimas versle, darbas su stambiais klientais ir projektais, darymas veiklos, kurią galite padaryti tik jūs arba labai nedaug žmonių ir pan.).

Mažai pelninga veikla (darbas, kurį gali padaryti daug žmonių, smulkios vadybinės užduotys: nuvažiuok, parvežk, nupirk, paskambink, išsiųsk laiškus, suvesk informaciją į kompiuterį. Tvarkote buhalteriją, rankiojate sąskaitas ir t.t.).

Ir pati paskutinė, bei dažniausiai daugiausiai laiko suryjanti – jokios vertės nekurianti veikla (apkalbos, lietuviškos žiniasklaidos skaitymas, valgymas menkaverčio maisto, TV žiūrėjimas, betikslis naršymas internete, vaikščiojimas po parduotuves nieko neperkant arba perkant tai, ko nereikia, laukimas eilėje ir pan.).

Esmė – paprasta, kuo daugiau laiko praleisti pirmuose dviejuose piramidės dalyse. Paimkite popieriaus ir surašykite visus savo darbus, kurie atitinka visų piramidės dalių darbus.

Taigi kaip išsiaiškinome laiko valdyme svarbu pasirinkti tinkamus
kriterijus ir prioritetus. Pagal prioritetus savo laiką planuoti siūlo
ir S. Covey savo knygoje „7 sėkmės lydimų žmonių įpročiai“. Mes vietoje
skubos ir svarbos ištiesų pasiūlėme ne ką kitą, bet planavimą pagal
pelningumą ir išliekamąją darbų vertę. Yra daug darbų kurie
trumpalaikėje perspektyvoje atrodo naudingi ir vertingi, tačiau
įvertinus ilgalaikėje perspektyvoje galima pamatyti papildomų niuansų.
Lygiai taip pat galite išsigryninti ir kitus savo prioritetus ir pagal
juos planuoti savo dienos ir gyvenimo laiką.

Praėjusį kartą
pasiūlėmė susirašyti darbus atitinkančius kiekvieną pakopą. Ką reikėtų
daryti toliau? Susiplanuoti likusias šios ir kitos savaitės dienas
skiriant daugiau dėmesio pirmos ir antros pakopos užduotims. Jei iki
šiol šiai veiklai skyrėte 1 valandą, skirkite po 2 val., jei skyrėte po 2
val. – skirkite 4 val. ir t.t. Nėra lengva atsikratyti senų įpročių ir
visą dieną praleisti darant tik pirmos-antros pakopos darbus, todėl
protingiausia viską pradėti pamažu.

 ***
Seminaras
„Laiko
valdymas“